Im Segment “Fast Moving Consumer Goods” (FMCG) nimmt der Vertriebsaußendienst eine besondere Rolle ein: Die Platzierung der Produkte ist zu kontrollieren und so zu optimieren, dass die Umsätze gesteigert werden können. Aufträge für Direkt- und Streckengeschäft sind entgegenzunehmen.
Themen, die uns hierbei immer wieder begegnen sind:
- Routenplanung
- Besuchsvorbereitung
- Besuchsdurchführung
- Besuchsnachbereitung
Wir haben uns im Folgenden für Sie angeschaut, wie diese Punkte im Rahmen einer SAP-Lösung umgesetzt werden können. Selbstverständlich ist dies nur als Beispiel zu verstehen, dass auch an andere Rollen oder Vorgehensweisen angepasst werden kann.
Für unser Beispiel haben wir zwei Rollen definiert:
Paula Plan arbeitet als Key Account Managerin im Innendienst
Sie koordininiert Kampagnen, Aktivitäten und erstellt Routenplanungen für die eigenen Mitarbeiter, als auch externe Dienstleister (Agenturen).
Ebenso verantwortet Sie auch die Performance Messung zu den einzelnen Maßnahmen und entsprechende Auswertungen.
Adrian Außen ist ein Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter einer Agentur
Er greift mobil auf die Anwendung zu und hat über sein Tablet oder Handy die Daten online als auch offline verfügbar. Er wird die vorgegebenen Aktivitätsplanungen ausführen und bei den Kunden vor Ort entsprechend Prüfungen und Erhebungen / Umfragen durchführen. Bei seinen Touren in seinem Vertriebsgebiet, kann er sich an den Routenvorschlägen aus der Zentrale von Paula Plan orientieren, seine Besuche aber letztlich individuell planen.
1. Planung durch FMCG Key Account Management
Unsere Key Account Managerin, Paula Plan meldet sich am Portal an und sieht auf ihrem Dashboard alle wichtigen Details, unter anderem die Kennzahlen für den so genannten „Perfect Store“.
Erfassung von Informationen im Rahmen der Besuche
Frau Plan möchte heute die Besuche der Außendienstmitarbeiter planen. Im Rahmen der Besuche sollen die Positionierung des Konsumgüter-Sortiments überprüft werden, ermittelt werden, welche Wettbewerbsprodukte angeboten werden und Preise erfasst werden.
Frau Plan nutzt dafür die Möglichkeit, Fragen und Antwortmöglichkeiten im System zu definieren:
Auf Basis der Antworten können automatisch in der Konsumgüterindustrie übliche Folgeaktivitäten wie eine Nachbestellung ausgelöst werden. Hierzu können im Designer entsprechende Workflows angelegt werden.
Frau Plan prüft den fertigen Fragenbogen für den Außendienst, auch die Möglichkeit für fragspezifische Anlagen ist gegeben (es könnten Bilder zur Dokumentation notwendig sein):
Zusätzlich zu den zu erfassenden Informationen gibt Frau Plan dem Außendienst noch eine Aufgabe mit. Die Marktleiter sollen auf die anstehende Weihnachtskampagne angesprochen werden:
Der Erfassungsbogen und die Aufgabe wird dann den entsprechend zu besuchenden Märkten zugeordnet. Dies kann bei Bedarf manuell oder ganz bequem per Routing Regeln gesteuert werden, die Regeln können an eine Vielzahl von Bedingungen geknüpft werden.
Routenplanung für FMCG Außendienst
Bevor Frau Paul die Außendienstkollegen auf die Straße schickt, nimmt sie eine erste – später noch adjustierbare – Routenplanung vor. Hierzu erstellt Sie eine Vorlage, welche u.a. Besuchsfolgen, Besuchstage und letztlich auch zu besuchende Kundengruppen, Bereiche oder spezifische Märkte enthält. Diese Vorlage kann Sie den Außendienstmitarbeitern zuweisen. Hieraus werden noch keine Besuche und Routen erstellt – es dient hier als Vorschlag für spätere Aktivitäten.
Das Ergebnis wird auf einer übersichtlichen Karte dargestellt:
2. Außendienst für FMCG
Der FMCG Agentur- oder Außendienstmitarbeiter Adrian Außen meldet sich an seinem mobilen Endgerät an und erhält auf seinem Dashboard die anstehenden Planungen für die nächsten Tage und relevante Kennzahlen:
Besuchs- und Routenplanung mit SAP
Im Kalender sieht er – synchronisiert mit Outlook – seine anstehenden Besuche
Auf Basis von der durch Frau Plan erstellten Vorlage, kann der Außendienst sich eine Route anlegen lassen und für ihn relevante Änderungen vornehmen, beispielsweise die Startzeit oder Besuchsreihenfolge ändern.
Das System zeigt auch Meldungen, wenn die Planung nicht plausibel ist:
Natürlich kann Herr Außen nach seinem Ermessen noch Kundenbesuche einfügen, bspw. bei überfälligen Kunden oder Märkten.
Besuchsdurchführung in der Konsumgüterindustrie
Nach erfolgter Planung werden die Besuche der Märkte durchgeführt, auch hier hat der Außendienst stets alle notwendigen Informationen über den jeweiligen Markt im Blick.
Herr Außen beantwortet die von Frau Plan gestellten Fragen und führt die zugeordneten Aufgaben aus. Aufträge können direkt entgegengenommen und z.B. nahtlos in SAP S4 verarbeitet werden.
Fazit: FMCG-Prozesse lassen sich mit SAP-Modulen sehr gut unterstützen
Das oben beschriebene Beispiel zeigt, dass SAP in der Konsumgüterindustrie eine sehr gute Softwareunterstützung bietet. Gerne bieten wir eine individuelle Demo oder beraten, wie ihre Anforderungen umgesetzt werden können.