Woher weiß ich, ob sich eine Systemeinführung wirklich lohnt? Zum Beispiel bei einem neuen ERP oder CRM?
Die meisten werden jetzt sagen: „Rechne dir doch den Return On Invest aus, darüber reden doch immer alle.“
Zugegeben, der ROI ist durchaus eine wichtige Kennzahl, kann aber bei der Entscheidung für ein Projekt nicht immer helfen. Zumal der ROI meist eher für eine rückwirkende Betrachtung genutzt wird.
Um starke und realistische Kennzahlen für Ihren Kunden greifbar zu machen, sollten Sie sich zuerst mit der Kostenseite beschäftigen. Diese wird dann später mit der Nutzenseite verglichen, um den möglichen Erfolg abzuleiten.
Was bedeutet in diesem Fall die Kostenseite?
Hier Listen Sie erwartete Kosten für Lizenzen, Wartung, Dienstleistung und Support auf. Zudem machen Sie hier parallel auch eine Auflistung der erwarteten Aufwände im Zuge einer ersten Projekt-Implementierung.
Das können Sie fast wie einer Art Total Cost of Ownership bezeichnen. Nicht ganz dasselbe, aber ähnlich. Damit erhalten Sie dann eine Übersicht der Ausgaben innerhalb des ersten Jahres und können auch unter Annahmen die laufenden Jahre berücksichtigen.
Hier ist außerdem eines wichtig, was die meisten immer ignorieren. Interne Kosten der Projektbeteiligten und Nutzer.
Setzen Sie hier Annahmewerte
fest, wie stark das kommende System die Projektbeteiligten und Nutzer im ersten
Jahr und in Folgejahren beanspruchen wird.
In Kombination mit den Personalaufwendungen können Sie dann damit die intern
verursachten Projektkosten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch
„Ausfallzeiten“ im Alltagsgeschäft berechnen.
Wie kommt hier die Nutzenseite ins Spiel?
So wie alle Unternehmen, werden Sie nie genau wissen können, wie viel Produktivitätssteigerung Ihnen ein neues System einbringen wird.
Dennoch gibt es auch hier Erfahrungswerte, von denen Sie profitieren und sich einen ersten Eindruck verschaffen können. Beispielsweise ist eine Steigerung der Produktivität von 8-12% bei einem Vertriebsmitarbeiter bei Einführung eines neuen CRM-Systems durchaus realistisch.
Wenn Sie nun diese prozentale Steigerung je nach Beschäftigung und Hierarchie mit den Arbeitsstunden und den damit verbundenen Personalaufwendungen verrechnen, erhalten Sie in gewisser Weise eingesparte Kosten.
Natürlich sind das keine wirklichen eingesparten Kosten, aber eingesparte Stunden, die Ihre Kolleginnen und Kollegen zukünftig für produktivere Aktivitäten nutzen und somit die Performance deutlich steigern können.
Was machen Sie jetzt damit?
Ganz einfach, vergleichen Sie die Kosten über die angenommenen Jahre mit der damit verbundenen Steigerung der Produktivität durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Die Kosten werden im Zuge eines IT-Projektes je nach neuen Anforderungen immer etwas schwankend sein, aber die Produktivität wird damit auch meist exponentiell steigen. Meist kann gerade im CRM-Umfeld nach und nach der volle Umfang des Systems genutzt werden ohne andauernde, kostenintensive Anpassungen durch externe Dienstleister.
Wir nutzen solche Vergleiche regelmäßig in Projekten zur richtigen Systemauswahl, aber auch zur Einschätzung neuer Ideen und deren Kosten-Nutzen-Vergleich. Das Projektteam erhält dadurch ein besseres Gefühl für die Gesamtsituation.
Meist kommen hier dann auch Nutzwertanalysen zum System- und
Anbietervergleich zum Tragen.