„Ich weiß inzwischen, dass wir auf jeden Fall endlich ein CRM-System brauchen. Aber wie finde ich das beste System für uns?“
Das ist natürlich immer die Frage aller Fragen, wenn die Workshops sich dem Ende neigen und die Prozessbeschreibungen die digitalen Bücher gefüllt haben.
Der Ist-Zustand ist aufgearbeitet, ein gewisser Soll-Zustand abgeleitet. Wie finde ich jetzt aber heraus, welches System am besten zu meinem Unternehmen passt?
Eines sollte klar sein: Kein Unternehmen sollte einfach unüberlegt irgendetwas anmieten und „mal schauen, wie das so läuft“.
Das mag am Anfang gut funktionieren, aber schnell kann es passieren, dass das System schon zeitintensiv gepflegt wurde und dann an eine Grenze stößt, die in der Auswahl sonst ein klares KO-Kriterium dargestellt hätte.
Das kann auch bei guter Vorausplanung und Systemauswahl passieren, aber dennoch sollte so ein Risiko niemals fahrlässig eingegangen werden.
Also vergleicht man. Und wie? Mit einer gewissen Matrix an gewichteten Kriterien, einer sogenannten Nutzerwertanalyse.
Dabei trägt das suchende Unternehmen die für sich 10 wichtigsten Kriterien zusammen und wägt deren Wichtigkeit gegeneinander ab.
Beispielsweise vergleicht das Team die „Usability“ mit der „Integration“ und entscheidet dann, dass die Integrationsmöglichkeiten möglicherweise wichtiger sind als eine perfekte Usability.
So wird jedes Kriterium mit jedem verglichen und das Unternehmen erhält am Schluss eine prozentuale Gewichtung jedes Kriteriums.
Anschließend kann jeder Entscheider im Projektteam die Systeme nach seinem eigenen Ermessen auf einer Skala von 1 – 10 bewerten.
Verrechnet mit der prozentualen Gewichtung jedes Kriteriums erhält jeder Systemanbieter dadurch eine individuelle Punktzahl zu jedem Kriterium und schließlich auch eine Gesamtpunktzahl.
Da jeder Entscheider diese Analyse individuell ausfüllt, muss für jedes Kriterium zudem der Mittelwert über alle Entscheider hinweg berechnet werden.
So erhält das Projektteam zu jedem System eine neutrale Punktzahl zu jedem Kriterium und auch eine klare Gesamtpunktzahl pro System. Und das unter Berücksichtigung aller Entscheider.
Klingt kompliziert, ist es aber eigentlich gar nicht.
Im IT-Umfeld ist Excel oft der „größte Feind“, aber in diesem Fall kann sowas sehr gut in Excel vorbereitet und später wieder zusammengefasst werden. Es hat eben doch zurecht seine Daseinsberechtigung.
Wir haben ebenfalls eigene Vorlagen, um eine solche Analyse durchzuführen und haben dies auch bereits bei vielen unserer Kunden begleitet.
Greifen Sie gerne auf unsere Expertise zurück und kontaktieren Sie uns, sollten Sie vor einer ähnlichen Herausforderung stehen.